Process/vi

Giới thiệu

Wikimedia Strategic Planning cơ bản trả lời các câu hỏi: "Chúng ta đang ở đâu?", "Nơi nào chúng ta nên đến?", và "Làm thế nào để chúng ta làm được?" Để kết quả của câu trả lời được thực hiện và có ý nghĩa, toàn bộ những bên liên quan khác nhau phải được sắp xếp trong câu trả lời.

Có những cách hành động tốt nhất từng biết để thực hiện kế hoạch chiến lược cho tổ chức. Chúng ta đang phải đối mặt với một thách thức lớn hơn và thú vị hơn: Làm thế nào để chúng ta lập kế hoạch chiến lược cho một phong trào?

(Để biết thêm chi tiết về hoàn cảnh mà tiến trình này bắt đầu, xem Background. Để theo dõi các tiến trình của chúng tôi, xem Milestones.)

Động lực và Triết lý

Tại sao phải thực hiện một kế hoạch qui mô lớn như vậy?

Đầu tiên, bởi vì nên phải thế. Đã có một số tổ chức phục vụ cho phong trào. Bao gồm Wikimedia Foundation và các Chi hội Wikimedia. Các tổ chức này cần phải có kế hoạch của riêng họ, nhưng kế hoạch của họ nên đi theo mục tiêu của phong trào như một thể thống nhất, bởi vì các quyết định mà họ đặt ra và hành động sẽ có tác động đến tất cả mọi người trong cộng đồng. Hơn nữa, cộng đồng như một thể thống nhất sẽ được hưởng lợi do có một tầm nhìn rõ ràng và mang tính cộng tác, đó là nơi mà chúng tôi muốn đi và chúng tôi có kế hoạch ra sao để đến được đó. Trong một thế giới lý tưởng, đó sẽ là một quá trình xây dựng kế hoạch tích hợp để có thể đáp ứng cả nhu cầu về tổng thể và cá nhân của các bên liên quan khác nhau.

Thứ hai, bởi vì chúng ta có thể. Chúng tôi có cơ hội để làm được điều gì đó mà chưa từng có ai thực hiện được trước đây, bởi vì chúng tôi hiểu cách cộng tác trên quy mô lớn.

Cơ hội là rộng lớn, và sẽ có một số rủi ro. Chúng ta cần đảm bảo rằng tiến trình và kế hoạch do chính chúng ta làm chủ. Điều này không có nghĩa là một số nhóm nhỏ làm tất cả các công việc và đưa ra tất cả các quyết định mặc dù thỉnh thoảng cũng có khảo sát ý kiến. Điều này có nghĩa là tiến trình này linh hoạt và phân nhánh, và công việc sẽ được thực hiện minh bạch trong một không gian mở và thu hút người tham gia.

Chúng tôi cũng cần đảm bảo rằng sẽ cung cấp kết quả. Có thể và nên là một cuộc trò chuyện về các chi tiết của tiến trình này, nhưng chúng tôi không thể chờ đợi cho đến khi tất cả chúng ta đều đồng ý về tất cả mọi thứ trước khi hướng đến mục tiêu kế tiếp. Chúng ta hợp tác trong môi trường mở và linh hoạt, đáp ứng các nhu cầu cá nhân, suy nghĩ và thảo luận của chúng ta, và trong cùng một thời điểm, di chuyển đến hành động. Điều này có nghĩa là quá trình này cần phải được liên tục đánh giá cao, và cần phải có tài khoản cho các nhu cầu cụ thể của cá nhân các bên liên quan.

Quy trình Cộng đồng mở

Trong ý tưởng về "thế giới Wiki," các trang sau cần phải được làm rõ:

and give people time to populate these pages via an emergent, community process. These pages exist now, and we want this to start happening. In order for this to happen, we need to create an open, welcoming space for this conversation. Specific challenges include:

How do we lower barriers of participation to this process (e.g. language, accessibility, etc.), so that we hear from everyone we need to hear from?
How do we get the information we need in order to make good decisions?
How do we assure that recommendations are well thought-out, relevant, and timely?
How do we make sure that the needs of the different stakeholders are met?

We expect processes to emerge for dealing with these challenges. We further expect these processes to be captured here so that they can be replicated and refined. We hope that the 2009-2010 planning process will result in a space and processes that could be continued on an ongoing basis.

Strategy Wiki

This wiki is the hub for collecting, analyzing, and synthesizing information relevant to strategic planning. We will also write the plan and related documents on this Wiki.

This should be an inviting, productive space. In this vein, we will do our best to abide by our community principles.

We want to be as multilingual as possible in order to maximize participation. This means empowering people to do their work in as many languages as possible and building enough lead-time into the process so that documents can be translated. The strategic plan will be written in English and translated. Interim documents (for example, proposals, recommendations, etc.) can be written in any language and should be translated into as many languages as possible.

We don't want to replicate information or conversations that are already happening. Instead, we hope that this wiki will serve as a landing point with original discussions and with pointers to discussions that have happened or that are happening elsewhere.

Hosts

The more people who contribute to this process, the more meaningful it will be. We strongly encourage people to participate, and we will be thoughtful about ways to get more people engaged.

A critical role will be living in and maintaining this space. In this vein, we invite people to be hosts of this space and this process.

Process Design

We have defined a relatively linear process with a number of different phases; each phase is designed to take place within a specific time period and is meant to yield a certain product (report or set of recommendations) which will be used in the subsequent phase of work. We chose the deadlines based on the goal of developing a five year strategic plan by July 2010, while recognizing that this is a process that could (and maybe should!) go on ad infinitim.

What this means is that, just because we have established this timeline and deadlines for different work products, the different processes can be ongoing. For example, there will be a "deep dive" period where we will form small task forces to deeply explore various topics. One role of these task forces will be to evaluate relevant proposals. However, just because these task forces will be looking at proposals in October and November 2009 doesn't mean that the proposal process has to end on October 1, 2009. We hope that the call for proposals will be ongoing, and that people in the community come up with useful ways to take advantage of these proposals.

Decision-Making

See Decision-Making for an explanation of how we think decisions will and should be made.

Timeline (2009 - 2010)

Our goal is to have a five-year strategic plan by the end of July 2010. To help us reach this goal, we have defined four distinct phases of work. The key milestones are recorded at Storyboard

Phase I: Level-setting

Done

This phase starts with the question, "Where is Wikimedia now?" We'll be encouraging stakeholders to engage with this process, and we'll be applying a variety of research methods to gather input and establish a shared fact base (hence the title "level-setting") to provide context for the planning effort. Our goals are to synthesize what we collectively know and point out the gaps in that knowledge. The Bridgespan Group will gather this information and develop a guiding paper for the next phase of this process. The paper will be published on this Wiki on October 1, 2009.

In particular, we will be:

Creating and maintaining the space for this conversation and work to happen (this Wiki).
Developing an outreach plan to engage with as many stakeholders as possible.
Collecting and discussing proposals, and encouraging people to implement what they can and what they care about. (See Proposal:Call for Proposals for an explanation of why we're doing this, and what we hope will emerge from this.)
Developing a fact base.
Putting out a broad call for participation on September 14, 2009, which would include applications to participate in task forces for Phase II, starting on October 8, 2009. (See below for details.)

More details at Process/Phase I.

Phase II: Deep dives

Done

We expect this phase to run from October 2009 through January 2010.

We'll be synthesizing input from Phase I into insights, recommendations and options for the Wikimedia movement and stakeholders (including the Wikimedia Foundation, Wikimedia Chapters, and so forth).

We'll pose strategic questions to task forces, which will be formed principally from the current Wikimedia community, but will also include external volunteers bringing specific expertise to certain problems.

Phase III: Synthesis

Doing...

This phase is expected to run from January 2010 through April 2010.

In January 2010, the community will be invited to take an early peek at the task force process, as this will help inform the "final" recommendations. (Some task forces may choose to continue their work past January 12, 2010.) Once Phase 2 is complete, volunteers will be encouraged to translate the recommendations.

In February 2010, the community will be invited to participate in a synthesis process, which will consist of evaluating and prioritizing the different recommendations from the Task Forces into a cohesive document.

The Strategy Task Force (as described in Task forces) will be evaluating and synthesizing the different recommendations from the Task Forces into a cohesive document. We also hope that this process will start activating the community, as there will be a number of proposals that will require passionate people to embrace.

Phase IV: Business Planning/ Call to Action

Doing...

We expect this phase to run from January 2010 through July 2010. Note that this will overlap with the synthesis (Phase III) process.

Based on the recommendations that emerge from the synthesis, we hope that people in the community will start committing to the different roles and responsibilities that emerge (in addition to continuing to iterate and refine the work done in phases I through III).

The Wikimedia Foundation, for example, will be developing a business plan with the help of The Bridgespan Group, where it will decide what role it needs to play in this higher-level strategy and how best to execute those roles.

See Process/Phase IV for more details.

Call for Action

Ongoing Processes

Notes

We want to engage as many stakeholders as possible in this process. Process/Outreach is going to be a huge challenge.
Discuss ideas for how we can evaluate the effectiveness of this process.
See Process/Proposals for proposals we have implemented or are thinking about implementing.
For background information on the overall strategic planning process, see m:Strategic planning 2009. For background on this specific process, see Process/Background.
This process is being heavily blogged by those involved and interested participants. Blog posts should be added here when found.

List of Process related pages

<DynamicPageList>category=Process</DynamicPageList>